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ビジネスマナー 手紙の書き方や送りかたなど

ビジネスにおける手紙の書き方とかやりとりには、
私信で送る手紙とは違ったビジネスマナー
あり、正しく書けて当たり前の一般常識
なので注意しなければいけません。

では、ビジネスマナーとしての手紙の書き方など
をまとめてみます。


まず、文章を書く際に注意しなければいけない
のは、字の大きさ、字間・行間で、相手が
読みやすいようバランスを考えて書きましょう。

また、住所の番地などは1-2-3ではなく
一丁目二番三号と書くのが正式です。

あて先は、住所と肩書きを小さく、社名や
お名前をやや大きめに書くようにしましょう。


本文の書き方で重要なのは、まず用件を正しく
明瞭、簡潔伝えるために結論から先に書く
事です。

これはビジネスメールでも同じことが言えますが
忙しい時間を割いて読んでくれる相手のために
わかりやすく、短めに、何を言いたいのかが
一目でわかるように書く必要があります。


タイトルなどをつけて、一目で用件がわかる
ようにするのも工夫の一つです。

余計な手間や相手に迷惑がかかることを防ぐ
ためにも、用件に関する日時などの情報は
正確に書き、見直し確認をしましょう。


また、複数の人が手紙を読む場合も考えて
誰が読んでも何の用件について書かれている
のかがわかるように書くことも大事です。


相手が目上の場合は特に、会社名や相手の
名前が行の後ろに位置するように書いたり、
二行に渡って書くのは失礼にあたるため、
改行などし行の頭に持ってくるなど工夫します。

これとは逆に、自分の名前は行末に持ってくる
ように心がけます。


ビジネスマナーを踏まえた手紙は、「前文・主文・
末文」で構成されます。

前文には"拝啓"などの頭語を使い、時候の挨拶を
短めに書きます。

続く主文では、起こし言葉と本文で構成します。

末文では、結びの言葉と結語を入れ、最後に
後付、日付、署名、宛名を書きます。


封筒を封する際に、略語の〆と書くのはマナー
違反です。この場合、封か緘(かん)が正しいので
注意が必要です。


メールと違い、手紙を書くのは多少面倒な部分も
ありますが、社会人として正しく書けて当たり前
の一般常識ですので、身につけておくとよいでしょう。

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