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ビジネスマナー メールの仕方とは

インターネットの普及に伴い、最近では
社用での電子メールの利用が一般的に
なってきています。


電話と違い、メールのやり取りはデータとして
文章が残りますし、内容が明瞭でないと
時として相手の理解の妨げになる場合が
あるので、特にメールマナーを気をつけたい
ものです。


電子メールマナーとして、まず
読みやすさと機種依存文字について説明
したいと思います。


読みやすさ、ですが、相手が読みやすいよう
改行や段落を使うと良いでしょう。

一切改行がない文章は、大変読みにくく
読んでいてどこまで読んだか混乱して
しまう事もあります。

逆に改行が多すぎても、文面が縦に長く
なりこれもまた見にくいです。

1行30文字程度が理想的でしょう。



題名は、必ず一目みただけで用件が
わかるようなものにします。

たとえば、メールの内容が取引相手との
打ち合わせの場合、打ち合わせの内容、
中止の場合は中止であることを添えた
題名にし、本文は短めにまとめましょう。

内容によってはどうしても長くなって
しまう場合もありますが、その場合は
予め断りをいれておくとよいでしょう。


本文は文頭の、○○様というように
宛名から始まり、文末の自分の署名で
綴じます。


また送られてきたメールを後から見たとき
見やすいように、用件一つにつき一通の
メールを送るように心がけましょう。


メールも手紙のように、基本的に丁寧な
言葉を使わなくてはいけません。

初めて送る相手には、特に丁寧にすると
良い印象を与えるでしょう。


添付するファイルなどがある場合は、ファイル
を展開するのに必要な使用ソフトも含め
事前に相手に確認します。


また、ローマ数字や半角カナなどの機種依存
文字は、パソコンによって正しく表示されない
場合があり相手に迷惑がかかるので、使用は
避けた方が無難です。


顔文字や絵文字の使用も、相手によって
不快感を与えかねないので使ってはいけません。


相手から来たメールに返信する際、相手からの
メールの文章を引用することがありますが、
その場合は引用文の行頭に「>」をつけると
読みやすくなります。

元の文章をそのまま引用するのではなく、
必要な箇所だけを抜き出す事で短くまとめる
ことが出来、何を伝えたいかが相手にも
すぐわかります。



仕事で使うメールは特に、見易さを重視し
簡潔、丁寧にするように工夫し作成しましょう。

以上が、メールのマナーについてまとめたものです。

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