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ビジネスマナー 電話対応の仕方とは

ビジネスにおける電話対応とは、マナー
心得てなければ大切な商談を失う事にも
なりかねないものです。


電話対応は、"受け方"と"かけ方"に大きく
分ける事ができます。


まず、受け方のマナーですが、電話が
なったら2コール以内に出ましょう。

別の人あての電話だった場合は、電話を
とってから30秒以内に取り次ぐのが
常識です。

相手からの電話を長く放置するのは、大変
失礼な行為であるからです。

あらかじめ筆記用具などを電話の近くに
用意しておくとよいでしょう。

取次ぎをする場合は、時間がかかれば
かかるほど相手に失礼になるので、まず
取り次ぐことで相手がまた同じ事を
繰り返し言う必要がないように、相手の
名前と用件を添えて担当者に取次ぎましょう。


担当者が不在の場合は、不在の内容を
伝える必要はありません。

「申し訳ございません、あいにく外出して
 おりまして…」

とだけ伝え、相手の意向を伺います。


担当者への伝言は決して聞き漏らす事が
ないよう、メモにとり、最後に電話を
受け取った自分の名前も書き添えます。


他にもケースは様々なので、決め細やかで
臨機応変な対応をすることを心がけましょう。






続いて電話のかけ方のマナーです。

電話をかけるまえに、予め用件などをまとめて
おき、電話が長くならないようにします。

時間がかかればかかるほど、電話代つまり
コストがかかり、相手の時間を奪う事にも
なり迷惑をかけてしまいます。

相手が名乗ったのを確認したら、自分も名乗り
あらかじめまとめておいた要件を伝えます。

出た相手が担当者ではなかった場合や、
担当者が不在の場合を考える必要もあります。


担当者に取り次いでもらえたら、まず挨拶をし
用件を伝えます。

このとき結論から話を進めることが重要です。


担当者が不在の場合は、帰社時間を聞くのを
忘れず、伝言を頼む、またはかけなおす、
かけてもらうなど、こちらの要望を伝えます。


このとき、電話を受けた相手の所属、名前を
メモしておくとよいでしょう。

受け方、かけ方どちらにもいえる事ですが
もし電話の相手が目上の人や、顧客である
場合は、相手が先に切ったのを確認してから
切るようにしましょう。

以上で、電話対応のマナーについて書いてみました。

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